"Jak zařídit školní zájezd"
Postup zařízení školního zájezdu se zpočátku může zdát komplikovaný, pojďme se podívat jak jednoduše na to.
Na závěr se dočtete i pár tajných tipů z praxe.
Příprava školního zájezdu může trvat měsíc, ale také skoro rok.
Víte termín i lokalitu
Je na čase poptat konkrétní školní pobyt.
K nejpřesnější cenové kalkulaci budeme potřebovat vědět minimálně měsíc, kdy na školní zájezd chcete studenty vzít, lokalitu, se kterou Vám rádi na základě vlastních zkušeností doporučíme – navštívili jsme všechny nabízené jazykové školy, a předpokládaný počet studentů.
Cenová nabídka školního zájezdu
Na základě Vámi poptaného obdržíte cenovou nabídku pobytu.
Cena školního zájezdu je vždy kalkulována na základě minimálního počtu studentů (tento minimální počet určuje jazyková škola) a je připravena pro jednu osobu. V ceně pro studenty je rozpočítána i částka za doprovázejícího pedagoga, který zpravidla pobyt nehradí.
V ceně leteckého zájezdu pro školu nikdy nenajdete přesnou cenu letenky, pouze cenu odhadovanou dle cen leteckých společností. Rodiče tak budou vědět cca s jakou cenou letenky mohou počítat. Letenky ale poptáme až na základě počtu vyplněných přihlášek.
Nemůžete se rozhodnout
Napište nám, nebo zavolejte.
Probereme Vaše představy o jazykovém pobytu pro školu, možnosti vašich studentů, nejbližší letiště pro odlet, případně cestu na letiště v České Republice, na Slovensku, Rakousku, Německu, nebo Polsku a v návaznosti na cestu vybereme lokality s jazykovými školami, které budou splňovat vaše požadavky.
Nabídněte školní zájezd studentům
LANGOU Vám připraví kompletní nabídku, která je dostupná online a bude obsahovat všechny důležité informace pro rodiče – termín, cenu, podmínky jazykové školy pro přijetí studenta, online přihlášku k vyplnění, která zaznamenává i posloupnost vyplnění – což se hodí v případě, že budete chtít vzít omezený počet studentů, ale přihlášených bude více.
Vyplněné přihlášky a placení zálohy
Jakmile naplníme minimální počet studentů na základě závazných vyplněných přihlášek, přesuneme se k placení záloh.
Zálohy mohou rodiče posílat pod přiděleným variabilním symbolem přímo na účet LANGOU.
Ze zkušenosti můžeme říci, že až zaplacené zálohy značí počet reálně přihlášených. Vyhneme se tak situacím, kdy přihlášku vyplnilo dítě, bez vědomí rodiče, a že se to občas stane.
Jak vybrat školní zájezd
Smlouva na školní zájezd
Smlouvu na školní zájezd podepisuje ředitel školy a pedagog, který pobyt ve škole zařizuje a její součástí je počet přihlášených osob i jejich jména.
Bezplatné výměny dítě za dítě jsou možné cca do 6 týdnů před odletem později pouze na základě konzultace – mohou mít vliv na letenky.
Faktura na školní zájezd
Je vystavena v době podpisu smlouvy a rozdělena do 2 plateb – záloha a doplatek 56 dní před odletem skupiny.
Faktura vždy bude zahrnovat pouze částku za jazykový pobyt.
Letenky se platí zvlášť a budou podléhat jiným podmínkám, které určuje letecký společnost.
Letenky
Letenky poptáme na základě vybraného termínu a letišť. Skupinovou letenku je možné po určitou dobu rezervovat bez placení zálohy, nicméně následně je třeba uhradit celou částku za letenku.
Podmínky platby za letenku nám sdělí společnost, která letenky bude zajišťovat.
Ubytování na školním zájezdě
Studenti jsou vždy ubytováni ve vícelůžkových pokojích, zpravidla po 2–4 osobách/pokoj, seznam na ubytování dodává pedagog a seznam je potom obratem poslán do jazykové školy, která se k němu bude snažit přihlížet. Změny mohou nastat v případě, že studenti mají psané různé alergie a diety – které školy neberou na lehkou váhu.
Finální seznam ubytování obdržíte v týdnu před odjezdem (často i pár dní před odjezdem).
Změny dětí v ubytování jsou možné, ale snažte se je minimalizovat - ze zkušenosti můžeme říci, že každá změna může generovat následná nedorozumění na místě.
Každou změnu je třeba co nejdříve nahlásit.
Předodletová schůzka
Pokud budete mít zájem, můžeme pro rodiče uspořádat online předodletovou schůzku.
V rámci cca 30 minut si povíme, jak bude pobyt probíhat, co si mají děti zabalit a na co se mohou těšit.
Odlet na školní jazykový pobyt
Pedagog od LANGOU dostává elektronické materiály, které jsou nezbytné k odbavení skupiny na letišti a následně potkání zástupce školy v cílové destinaci.
Zároveň obdržíte také dokument s nejčastějšími dotazy a postupy řešení běžných situací, které mohou nastat. Na pobyt i jako pedagog budete perfektně připraveni. Veškerou organizaci na místě přebere jazyková škola.
Slíbené tajné tipy na ulehčení organizace
Specifikujte si ve škole, pro které ročníky je pobyt určený.
Při oslovení studentů můžete použít instagramový profil @langoucz, který dětem pobyty lépe přiblíží.
Rodiče informujte o pobytu na rodičovských schůzkách.
Online materiály vložte do školního systému, aby si je rodiče mohli prohlédnout a rovnou dítě přihlásit.
LANGOU vás bude informovat o přihlášených studentech, budete tak mít plnou kontrolu nad tím, kdo se na pobyt přihlásil.
